Ifølge en stor europæisk undersøgelse foretaget af headsetproducenten Plantronics deltager over halvdelen af “kontor-Danmark” jævnligt i telefonmøder og ca. 40 pct. deltager i dag i én eller flere telefonkonferencer om ugen sammenlignet med sidste år. Væksten skyldes primært trængt økonomi, men hvis ikke virksomhederne bliver bedre til at instruere sine medarbejdere og udnytte teknologien, risikerer de blot spilde mere tid og flere penge.
Når så mange møder er flyttet ud af mødelokalerne og ind på telefonlinjerne, skyldes det hovedsageligt det kølige økonomiske klima og virksomhedernes forsøg på at spare penge, bl.a. ved at skære ned på dyre forretningsrejser. I undersøgelsen angiver 30 pct. af de danske kontorfolk således økonomien som den væsentligste årsag. Men også faktorer som miljøhensyn og den teknologiske udvikling præger udbredelsen af telefonmøder.
“Vores undersøgelse viser en generel tendens i Europa, hvor finanskrisen og det voksende fokus på miljøhensyn har gjort virksomheder bedre til at afholde telefonmøder. Men også teknologien med bl.a. Unified Communications har hjulpet os godt på vej, da det nu er muligt at afholde virtuelle møder i en kvalitet, der nærmer sig autenticiteten som vi kender fra møder, hvor man sider ansigt til ansigt”, siger Philip Vanhoutte, EMEA direktør hos Plantronics, og fortsætter:
“Desværre er det langt fra alle virksomheder, som har taget den teknologiske udvikling til sig – i samme åndedrag som de ønsker at udbrede telefonmøder. F.eks. viser vores undersøgelse, at kun 16 pct. af de adspurgte danskere har et headset til rådighed, når de skal afholde telefonmøder. Samtidig er ét af de største irritationsmomenter ved telefonmøder, at deltagerne er generet af baggrundsstøj. Dette er jo lidt tankevækkende, når de fleste headsets i dag sørger for reduktion af baggrundsstøjen. Ofte oplever deltagerne, at de ikke kan høre eller forstå, hvad der bliver sagt og det betyder i sidste ende spild af medarbejdernes tid og virksomhedens penge.”
Danmark har lang vej endnu, når det kommer til miljøhensyn
Erhvervslivets omtanke for miljøet kan også tilskrives en del af æren – dog betyder denne faktor mindre for danskerne, hvis vi skal sammenligne med vores engelske naboer. I Danmark angiver bare 6,6 pct. af de adspurgte, at miljøhensyn er årsag til det stigende antal af telefonmøder. Til sammenligning forklarer hele 19 pct. af de adspurgte i Storbritannien, at udbredelsen af telefonmøder sker for at nedbringe virksomhedens CO2-udslip.
På basis af den europæiske undersøgelse, giver Philip Vanhoutte giver her fem gode råd til at afholde effektive telefonmøder:
Fem gode råd til at optimere virksomhedens telefonmøder
1. Selvom folk ikke kan se dig, kan de stadig høre dig
De fleste ville ikke tjekke e-mails eller begynde at tale med andre midt i et almindeligt møde, så hvorfor gøre det, blot fordi det foregår på telefonen? Den samme etikette, der gælder for normale forretningsmøder, bør også gælde for telefonmøder.
2. Behandl de øvrige deltagere, som var de dit publikum
Plantronics’ undersøgelse viser, at mere end 50 pct. af danskerne angiver engagementet hos de øvrige deltagere som en kritisk succesfaktor. Som det gør sig gældende ved alle andre former for præsentationer, skal den, der taler ved et telefonmøde, også arbejde for at engagere sine tilhørere og fastholde deres opmærksomhed. Forsøg at variere dit toneleje, når du taler – det hjælper også med at understrege dine budskaber.
3. Øvelse gør mester
Til trods for, at virksomhederne i stigende grad benytter sig af telekonferencer, melder 95 pct. af danskerne, at de ikke har modtaget nogen form for oplæring i at gennemføre telefonmøderne på bedst mulig vis. Virksomhederne bør tilbyde deres medarbejdere formel træning, så de lærer at bruge og betjene udstyret korrekt og få mest muligt ud af deres egne stemmer.
4. Anskaf det rette udstyr
En energisk taler sikrer ikke succesen alene. Plantronics’ undersøgelse viser, at 75 pct. ikke har adgang til teknologi, der afhjælper de største gener, f.eks. et støjreducerende headset eller et lukket kontormiljø uden omgivende støj. Med det rette udstyr kan medarbejderne ikke blot høre og kommunikere mere klart men også gennemføre telefonmøderne fra flere forskellige lokaler i kontoret – til stor gavn for fleksibiliteten.
5. Lav en agenda til dit telefonmøde
Du behøver ikke på forhånd at vide, hvad du skal sige ord for ord, men telekonferencer bør altid have en klar struktur. En mødeagenda giver retning og sikrer, at tiden bruges effektivt. Dertil har alle telefonmøder brug for en ordstyrer, der sikrer, at samtalen ikke kører af sporet, og at alle parter får lige meget taletid.
